ترفند‌هاي آفيس 2007

احسان عباسي 
 


تصور كنيد در ميان تعداد زيادي سند آفيس، بايد به دنبال فايلي بگرديد كه اطلاعات خاصي در آن ذخيره شده است. مسلماً باز كردن هر يك از اين فايل‌ها كار ساده‌اي نيست و زمان زيادي را مي‌گيرد.


 

مشاهده يك سند آفيس پيش از اجرا

تصور كنيد در ميان تعداد زيادي سند آفيس، بايد به دنبال فايلي بگرديد كه اطلاعات خاصي در آن ذخيره شده است.

مسلماً باز كردن هر يك از اين فايل‌ها كار ساده‌اي نيست و زمان زيادي را مي‌گيرد. بنابراين بايد به دنبال راه‌حل بگرديد. يك راه اين است كه نام فايل‌ها را به گونه‌اي انتخاب كنيد كه بيانگر محتواي فايل باشد.

راه ديگر اين است كه فايل‌ها را بر‌اساس موضوع و تاريخ در پوشه‌هايي دسته‌بندي كنيد. اما آفيس 2007 راه‌حل ساده‌تري را در اختيار كاربران قرار داده است.

اين قابليت به شما امكان مي‌دهد قبل از اجراي يك سند آفيس، آن را در پنجره ‌Open به صورت پيش‌نمايش مشاهده كنيد. براي استفاده از اين امكان  بايد مراحل زير را دنبال كنيد:

1- روي دكمه ‌Office كليك كنيد.

2- روي عبارت Open كليك كنيد (اجراي دستور Open با استفاده از كليد ميان‌بر Ctrl+O نيز امكان‌پذير است). اكنون كادر محاوره‌اي دستور Open باز شده است.

3- روي شكلك فلشي كه به سمت پايين است و در كنار دكمه‌ Views (گوشه‌ بالايي و سمت راست پنجره) قرار دارد كليك كنيد تا فهرست مربوطه باز شود.

4- روي عبارت Preview (پيش‌نمايش) كليك كنيد. با اين كار پنجره‌ قابليت پيش‌نمايش در سمت راست كادر محاوره‌اي دستور Open قرار خواهد گرفت.

5- اكنون روي فايلي كه مي‌خواهيد محتويات آن نمايش داده شود كليك، كنيد. اولين قسمت (اولين صفحه) فايل مربوطه در پنجره ‌Preview نمايش داده مي‌شود. حتي مي‌توانيد به كمك Scroll Bar تمام فايل يا سند را مشاهده كنيد.

6- با تكرار مرحله‌ 5، مي‌توانيد سند مورد نظر خود را بيابيد.

7- در انتها روي دكمه ‌Open  كليك كنيد تا فايل مورد نظر اجرا شود.

اگر با نرم‌افزار پاورپوينت كار مي‌كنيد، در پنجره ‌Preview، اولين اسلايد سند شما نمايش داده مي‌شود. اما يك راه ديگر براي نمايش اولين اسلايد اسناد پاورپوينت، قرار دادن وضعيت نمايش فايل‌ها در حالت Thumbnails View  است.

براي تغيير وضعيت به اين حالت بايد مراحل 1 تا 3 را طي كنيد و سپس روي عبارت Thumbnails در فهرست حالت‌هاي نمايش كليك كنيد.


سفارشي كردن نوار مكان‌ها

در ابتدا ممكن است اين سؤال ايجاد شود كه منظور از «نوار مكان‌ها» (Places Bar) چيست؟ اگر كادر محاوره‌اي دستور Open يا Save As را مشاهده كرده باشيد، حتماً متوجه‌ نواري عمودي در سمت چپ صفحه شده‌ايد.

اين نوار امكان دسترسي سريع به محل‌هاي TrustedTemplates ،My Recent Documents ،Desktop ،My Documents ،My Computer  وMy Network Places را فراهم مي‌كند.

اما اين تمام مسئله نيست. در نرم‌افزارهاي مجموعه‌ آفيس امكان سفارشي كردن نوار مكان‌ها وجود دارد.

در واقع مي‌توانيد پوشه‌هايي را كه از آن‌ها به طور مداوم استفاده مي‌كنيد، در اين قسمت قرار دهيد و به كار خود سرعت ببخشيد.

فايده‌ استفاده از اين قابليت زماني احساس مي‌شود كه شما با چندين پوشه پركاربرد سر و كار داريد و تعويض مسير اجراي فايل‌ها يا ذخيره‌سازي در بين چندين فايل، دشوار است.

در حالي كه با اين روش تنها با يك كليك به پوشه‌ مورد نظر دسترسي پيدا مي‌كنيد. براي سفارشي كردن نوار مكان‌ها بايد مراحل زير را دنبال كنيد:

1- روي دكمه ‌Office كليك كنيد.

2- روي عبارت Open كليك كنيد (مي‌توانيد روي دستور Save نيز كليك كنيد و مراحل بعد را طي كنيد).

3- در كادر محاوره‌اي باز شده، پوشه‌اي را كه قصد داريد به نوار مكان‌ها اضافه شود، باز كنيد.

4- در فضاي خالي نوار مكان‌ها راست‌كليك كنيد.

5- روي اولين گزينه يعني عبارت Add Your Folder (به جاي عبارت Your Folder، نام پوشه‌ باز شده قرار دارد) كليك كنيد. با اين كار آفيس پوشه‌ شما را به صورت يك آيكون در نوار مكان‌ها قرار مي‌دهد.

6- روي دكمه ‌Cancel كليك كنيد. از اين پس عمليات بازگشايي و ذخيره‌سازي مربوط به فايل‌هاي درون پوشه‌هاي پركاربرد تنها با يك كليك امكان‌پذير است.

در عين حال مي‌توانيد آيكون‌هاي موجود در نوار مكان‌ها را مديريت كنيد. بدين منظور روي آيكون مورد نظر راست كليك  كنيد و دستور مورد نظر خود را انتخاب كنيد. فهرست دستورها به اين ترتيب است:

Remove: حذف آيكون از نوار مكان‌ها
Move Up: يك انتقال به بالا
Move Down: يك انتقال به پايين‌
Rename: تغيير نام‌
Large Icon: نمايش بزرگ آيكون‌ها
Small Icon: نمايش كوچك آيكون‌ها